C’è carenza di beni “indiretti”, un vademecum per mantenerne il controllo

Una ricerca condotta su un campione rappresentativo di oltre 120 responsabili uffici acquisti e redatta da Rs Italia in collaborazione con Adaci (Associazione Italiana Acquisti e Supply Management) e l’Università Europea di Roma ha rivelato un approccio ancora poco strutturato da parte di chi quotidianamente opera nell’approvvigionamento di beni indiretti, e quindi materiali necessari per le cosiddette attività di “maintenance, repair and operations”.

L’indagine in questione, titolata esplicitamente “Mantenere il controllo mentre la pressione aumenta”, aveva un obiettivo molto preciso: delineare a favore delle imprese una serie di azioni “consigliate” per affrontare la fase di cambiamento trasversale (anche a livello organizzativo) imposta dal ridisegno delle logiche di scambio su base globale, un cambiamento spinto dalla pandemia prima e dalla situazione geopolitica poi.

Per assicurare la continuità del business, queste le principali risultanze emerse dallo studio, le aziende sono chiamate a muoversi in un quadro complesso e articolato di fabbisogni e metodologie. Chi ricopre il delicato ruolo di Chief procurement officer ha quindi il compito (difficile) di assicurare il controllo dei costi di acquisto mettendo in campo diverse strategie, che vanno dalla capacità di ottimizzare il numero dei fornitori per semplificare il controllo della spesa ed il monitoraggio delle prestazioni a quella di gestire le informazioni attraverso nuove modalità (e l’ausilio delle tecnologie), dalla digitalizzazione dei processi di comunicazione tra clienti interni e clienti esterni alla maggiore attenzione da prestare al tema della sostenibilità.

L’obiettivo? Portare all’organizzazione vantaggi molteplici, a cominciare dalla riduzione dei costi e dall’incremento dell’efficienza nei flussi d’acquisto grazie a nuove procedure operative. La strada per raggiungere tali traguardi non è ovviamente sgombra di ostacoli. Le decisioni sui fabbisogni dei materiali indiretti, e quindi la base portante delle attività indispensabili a garantire la manutenzione, la riparazione e il corretto funzionamento di attrezzature e macchinari impiegati nel processo produttivo, sono infatti influenzate da una serie di dinamiche estremamente competitive che mettono sotto pressione i responsabili acquisti.

La riduzione dei budget operativi, la necessità di rispondere a nuove esigenze e l’imperativo di razionalizzare la gestione del magazzino rallentano infatti la marcia dei manager del procurement verso la standardizzazione dei processi e si aggiungono a uno stato di generalizzata incertezza che favorisce l’aumento esponenziale degli acquisti al bisogno e in emergenza (il 55% conferma l’invio di richieste spot ai fornitori con medio-alta frequenza), producendo una falsa percezione di controllo della catena degli acquisti.