La trasformazione digitale di molte imprese ha conosciuto una sensibile accelerazione negli ultimi mesi a causa della pandemia? Vero, ma non vale per tutti. O perlomeno non nelle stesse modalità. Spesso a mettere i bastoni fra le ruote al cambiamento di processi e modelli organizzativi vi sono lo scarso coinvolgimento dei vertici nei progetti digitali di comunicazione interna, investimenti necessariamente ridotti in relazione all’incertezza del periodo e metodi di progettazione poco orientati alla centralità dell’utente.

In questo scenario, in cui convergono anche i servizi di collaboration e la formazione online, le classiche piattaforme Intranet, così come le abbiamo conosciute e utilizzate negli ultimi anni, non esistono più. O meglio, sono notevolmente cambiate, e vanno sempre più nella direzione di essere dei veri e propri “digital workplace” che rispondono alla sempre maggiore diffusione del lavoro da remoto e al sempre più stretto connubio fra vita professionale e vita privata.

L’osservatorio di Intranet Italia Day ha condotto in proposito un’indagine per indagare le caratteristiche più diffuse che questi strumenti devono (e dovranno) avere per essere davvero utili ad addetti e manager in contesti di lavoro sempre più smaterializzati.“I risultati che abbiamo raccolto - ha spiegato Giacomo Mason, ideatore di Intranet Italia Day, nonché founder di Intranet Management, una società del Gruppo Ariadne Digital - dimostrano che c’è ancora molta strada da fare soprattutto nelle aziende manifatturiere e in quelle di piccole e medie dimensioni, che non sono ancora pronte per fare il vero salto verso la digital transformation”.

Un assunto non particolarmente incoraggiante ma che trova fondamento in alcuni dati. Circa il 46% delle figure di management intervistate, infatti, è scarsamente coinvolto in questi progetti e meno della metà delle imprese (il 40% per la precisione) ha una strategia digitale ben definita. Un problema di cultura aziendale e di competenze? Secondo Mason, “il cambiamento crea resistenze, è un fatto umano e riguarda tutti, ma se un manager non lo appoggia per primo rende ancora più critici i cambiamenti degli altri. Dietro lo scetticismo c’è spesso la paura, e dietro la paura l’impreparazione”.

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Partendo da questi presupposti, costruire una Intranet davvero efficace e funzionale al raggiungimento degli obiettivi di business diventa gioco forza un compito difficile. Chi serve coinvolgere a livello aziendale e quali funzionalità implementare, per ovviare a questo ostacolo? A livello aziendale, stando alla ricerca, solo il 40% delle imprese ha coinvolto tutto il personale nella progettazione, poco meno del 30% il gruppo di lavoro e solo il 9% i team maggiormente interessati al progetto.

“Non c’è tanto la volontà di nascondere il progetto agli altri - commenta in proposito Mason -, ma è evidente la mancata valutazione di quanto un processo aperto e condiviso sia mille volte più efficace di uno chiuso all’interno di un team ristretto. Oggi si progetta coinvolgendo le persone fin dall’inizio, specialmente in un processo di comunicazione”.

Se a livello di contenuti la multimedialità (soprattutto foto e video) sembra essere la leva su cui tutti vogliono puntare, più in generale il primo “task” di una Intranet di nuova generazione (lo affermano i due terzi del campione) è quello di fornire un unico punto di accesso per applicazioni e servizi aziendali, integrando al proprio interno strumenti quali rubrica, informazioni, notifiche ma anche soluzioni Hr e tool per la formazione online.

Il processo di ibridazione degli uffici deve iniziare dalle Intranet, sottolinea ancora il manager di Ariadne Digital, “perché le informazioni sono il cuore delle attività degli uffici e perché c’è sempre e comunque bisogno di punti di riferimento, anche se virtuali”.

Collaboration tra i vari team, digitalizzazione dei processi e la creazione di community interne sono in effetti temi sensibili dentro le organizzazioni, ma si tratta di elementi, almeno in questo momento, ancora poco diffusi. Lo confermano i numeri relativi agli investimenti economici destinati alle Intranet, dai quali emerge come queste soluzioni non rappresentino oggi una leva strategica su cui puntare: il 22% delle aziende dichiara di non aver stanziato alcun budget in merito, il 20% ha allocato una cifra intorno ai 10mila euro e per il 51% l'ipotesi di spesa è rimasta invariata rispetto all’anno precedente, nonostante la forzata chiusura degli uffici e il passaggio allo smart working.

L’accelerazione registrata sui progetti relativi alle Intranet è comunque evidente e nei prossimi mesi è lecito aspettarsi anche un impatto forte sia sui budget aziendali, sia sulle scelte strategiche nell’ambito della digitalizzazione dei processi. Da qui l’opportunità di non trascurare alcuni ingredienti irrinunciabili per realizzare in azienda un “digital workplace” evoluto. Quali? Ascoltare, coinvolgere e accompagnare. “Oggi disponiamo di metodi standardizzati e collaudati per fare tutto questo - conclude Mason - e la tecnologia è solo un pezzo di questo percorso”.

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