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Cresce la consapevolezza, nel mondo delle PMI, che investire nella digitalizzazione del sistema degli Acquisti diventa una necessità di fronte all’aumento dei volumi prodotti da modelli di business molto orientati all'esternalizzazione, distribuiti su catene di fornitura integrate a livello globale, con filiere obbligate a sviluppare con rapidità nuove strategie per ridurre i margini di rischio e aumentare la flessibilità. Le barriere all’innovazione cominciano a ridursi, anche in ambienti molto operativi, che, seppure già abituati all’uso aziendale di sistemi ERP gestionali o MRP per i processi produttivi, nell’adozione di strumenti informatici nuovi percepiscono costi immediati, problemi di organizzazione e di competenze, difficoltà a stimare il ritorno dell’investimento.
Il responsabile degli Acquisti (CPO – Chief Procurement Officer), a cui vengono assegnati obiettivi di riduzione dei costi, di standardizzazione dei processi e di snellimento operativo, deve individuare gli strumenti informatici da adottare e verificare che questi abbiano un impatto sostenibile e siano in grado di produrre i benefici attesi. Il calcolo del ROI, Return of Investment, è quindi una delle prime sfide.
In un precedente articolo abbiamo descritto un aspetto di questo tema: come l’adozione di un sistema digitale integrato e strutturato, come quello costituito dalle piattaforme di e-procurement, offra la possibilità di ridurre anche del 70% lo sforzo dedicato ad attività ripetitive di basso valore, ricorrenti nelle attività degli Acquisti in misura anche superiore al 30% dell’intera operatività. Si pensi, per esempio, all’invio di mail di notifica, invito e sollecito, al copia e incolla di dati e documenti, alla preparazione di audit e di report.
Effetti collaterali sono anche un abbattimento dei tempi di esecuzione dei processi di acquisto e una riduzione degli errori. Le esperienze maturate nel tempo dalla comunità del procurement su queste tipologie di attività molto ricorrenti e standardizzate, permettono di stimare e monetizzare i benefici ottenibili, che possono entrare nel computo del ritorno degli investimenti, permettendo di confrontare i differenti costi di esercizio pre e post digitalizzazione, tenendo conto delle spese iniziali di setup, ristrutturazione e formazione e del carico di nuovi canoni mensili.
Ma l’analisi dei ritorni degli investimenti prevede altri aspetti, spesso non direttamente quantificabili a priori, ma potenzialmente di ben altra entità. Sono legati alla capacità delle piattaforme digitali di procurement di strutturare la ricchezza delle informazioni che ricorrono nella relazione tra cliente e fornitore, rendendole efficacemente fruibili per poter incidere direttamente sui costi di acquisto.
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Per illustrare qualche esempio, prendiamo come riferimento l’adozione di una piattaforma digitale dotata delle funzionalità, opportunamente snelle e facili da usare come si addice al mondo delle PMI, di gestione di fornitori, richieste di acquisto, richieste di offerta e ordini, e dotata di un collegamento con i sistemi gestionali.
Spicca il tema della governance. Possibilità di standardizzare i processi adottando delle best practice e di monitorare il rispetto delle regole. Si controlla che le spese avvengano nelle modalità previste e, grazie anche all’accesso in tempo reale e in modo strutturato alle informazioni disponibili sia sulla piattaforma di procurement che sui sistemi gestionali, si possono prevedere con tempestività le necessità di scostamento e quindi attuare misure che minimizzino l'impatto sul budget.
La condivisione a livello aziendale delle informazioni permette un efficace lavoro di squadra a tutte le funzioni interessate - vendite, produzione, finance, acquisti e così via - per definire un’accurata pianificazione di approvvigionamento, dai corretti volumi di beni e servizi ai tempi di consegna, e consolidare il corretto budget di spesa.
L’analisi della spesa è uno dei fattori di maggiore potenzialità per incidere sugli acquisti. La disponibilità di dati strutturati sugli ordini di acquisto permette alla piattaforma di classificare la spesa sostenuta: cosa è stato acquistato, con quale spesa, da quali fornitori, con quali risultati, con quale andamento nel tempo. Dashboard automatizzate aiutano il buyer a identificare punti critici, scostamenti e anomalie, e a riallineare le strategie di acquisto in caso di obiettivi mancati.
Ma aiutano anche a individuare opportunità di miglioramento: definire modelli di acquisto più adeguati; capire quando usare strategie lean o agile; sapere quali siano stati i prezzi praticati; identificare i fornitori più affidabili e competitivi; valutare l’opportunità di concentrare un acquisto sul miglior fornitore o distribuirlo su più fornitori per mitigare i rischi di fornitura. Sono tutti elementi che aiutano il buyer a creare dei benchmark e a spuntare il miglior prezzo in fase negoziale, spesso più basso di quello praticato nelle forniture passate.
Si tenga presente che un risparmio annuo di pochi punti su un volume di spesa di acquisto che può superare il 50 - 60% del fatturato, contribuisce in modo rilevante ai profitti aziendali.
Questi esempi di benefici potenziali derivanti dall’informatizzazione e misurabili solo a consuntivo, sono diversi da quelli relativi ai costi di esercizio, dove l’efficacia e la semplicità d’uso degli strumenti adottati gioca il ruolo prevalente. Qui è necessario che il buyer abbia un’elevata competenza di procurement, per saper cogliere pienamente il valore delle informazioni che la digitalizzazione gli mette a disposizione, e usarle per governare i processi e articolare modalità di acquisto più efficaci.
* Strategic Business Analyst - Niuma
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